Innovación en el tratamiento documental

ROSMIMAN® IWMS incorpora SmartDOC, para gestionar de forma transversal todos los documentos relacionados con tus inmuebles y propiedades (administrativos, contractuales, técnico-legales, inspecciones, mantenimiento, certificaciones, activos, proyectos y legalizaciones, etc.), y mantenerlos actualizados de forma dinámica y en tiempo real.

ROSMIMAN® IWMS SmartDOC introduce en el mercado un salto tecnológico cualitativo para los gestores de los inmuebles en relación con la gestión documental de activos e infraestructuras para el Facility Management existente hasta ahora en el mercado y comercializado por otras compañías.

Beneficios de la gestión documental inteligente

LIBERTAD DE ORGANIZACIÓN

No te atamos las manos ni te damos una funcionalidad específica y cerrada para tu gestión documental. Puedes organizar la documentación de tus activos de forma flexible, práctica y adaptada a tu organización sin limitaciones o condiciones en tu entorno ROSMIMAN® IWMS. Tú fijas las reglas, nosotros te damos las herramientas para tu autonomía organizativa y funcional.

• Creación ilimitada de grupos por tipologías de inmuebles y evaluación de los grados de cumplimiento mediante dashboard.
• Creación ilimitada de grupos de documentos y relaciones por tipologías.
• Creación ilimitada de estructuras documentales basadas en Nodos / Grupo / Operación / Categoría.
• Gestión de los tiempos documentales mediante calendario o timeline con diagramas de GANTT y Pseudo-GANTT para documentación recurrente o puntual.
• Capacidad de adaptación de estructuras de documentos, tipos de procesos y controles para cualquier normativa actual y futura.

Si ya tienes un gestor documental corporativo, te facilitamos la integración con las estructuras de activos de ROSMIMAN® para que puedas vincular ambos entornos y disponer de un control documental más operativo para las funciones a desarrollar por el FM.

Te relacionamos los sistemas documentales que actualmente tenemos ya operativos, siendo la lista no limitativa:

• Alfresco®
• Sharepoint®
• Remedy®
• Abast ScanVisio®
• Google® Docs

Además, nuestra ROSMIMAN® REST API Services te da libertad para intercambiar la información documental con otros sistemas internos o de terceros que no necesariamente sean un gestor documental (Sistemas ERP, otros productos CAE, etc.) con las medidas de seguridad y confidencialidad adecuadas.

ESTRATEGIA Y CONTEXTO OPERATIVO

Puedes definir tus estrategias y contextos operativos de gestión de la documentación de cualquier área de actividad y tipología de documentos de tu compañía: mantenimiento, técnico-legal y normativo, documentación de activos técnicos (especificaciones y manuales), documentación patrimonial, CAE-Coordinación de Actividades Empresariales, proyectos de obras y legalizaciones, PRL y EPIs, suministros y gestión energética,  gestión medioambiental y residuos, seguridad, etc., adaptándola a tu operativa diaria mediante workflows, reglas, alertas y niveles de validación, tanto horizontales como verticales.

Todo ello, mediante multiestructuras documentales jerárquicas que puedes mantener de forma libre y mediante Plug&Play sobre los árboles de documentos.

GUIADO Y SECUENCIACIÓN

Hemos añadido inteligencia al proceso y te guiamos de forma ordenada en la definición y secuenciación de tu control documental. Con una interfaz de usuario extremadamente sencilla e intuitiva, te guiamos visualmente y mediante secuenciación de pasos a seguir en el proceso de gestión y validación documental, generando directamente las líneas de tiempo para su seguimiento visual a través de los diagramas de Gantt, tablas o dashboards de seguimiento.

DESPLIEGUE Y TRAZABILIDAD

Puedes decidir cuáles son tus canales de comunicación para un tratamiento descentralizado de la Gestión Documental. Nosotros te daremos validación y trazabilidad completa de cómo circulan tus documentos por los canales de comunicación que hayas establecido y en qué estado se encuentran, tanto de usuarios destinatarios finales como de avances sobre el proceso de validación, según el workflow definido, y en qué punto se encuentran.

Puedes establecer los mecanismos de control y auditoria de los procesos documentales de forma libre, e incorporar diferentes perfiles a través del Portal Colaborativo y dispositivos móviles, así como las obligaciones documentales que les son asignadas a cada uno de ellos, (Empleados, Contratistas, Clientes, Proveedores, Auditores, etc.).

Además, añadimos y clasificamos de forma automatizada toda aquella documentación generada por el propio desarrollo de la actividad de Mantenimiento y Facility Management  que desarrolles con ROSMIMAN® IWMS en su operativa diaria con sus diferentes módulos (Gestión de Activos y Mantenimiento, Gestión Patrimonial, Gestión de Propiedades y Arrendamientos, Gestión de Espacios y Ocupación, Gestión de Sostenibilidad Medioambiental, Gestión de Servicios Generales, Gestión de Proyectos), contratos, documentos vinculados a órdenes de trabajo, especificaciones de equipamientos y materiales técnicos asociados a tus activos, documentación de fabricantes, pedidos de compra, presupuestos o especificaciones de recambios de almacén, checklists, validados de revisiones técnico-legales o normativas de obligado cumplimiento, certificaciones externas de terceros vinculadas a inspecciones o preventivos, facturas de suministros, y un largo etc.

OPTIMIZACIÓN ADMINISTRATIVA Y GRADO DE CUMPLIMIENTO

 Las experiencias ya desplegadas en clientes de alta complejidad y volumen de documentos, procesos y perfiles relacionados nos indican que se reducen los tiempos de gestión, administración y control de documentación vinculada a tus activos inmuebles en más de un 50% respecto a un sistema tradicional de recopilación y almacenamiento documental, añadiendo además la seguridad en la custodia y en el cumplimiento con la implicación de todos los actores relacionados en el proceso documental: empresa, empleados, proveedores, clientes, contratistas e inquilinos.

Adicionalmente, podrás agilizar tus procesos de auditoria y cumplimiento y realizar procesos de preauditoría interna en base a todos los indicadores que te mostramos para obtener certeza de certificación positiva en las auditorias. Además, te ofrecemos la validación documental mediante el uso de certificados y firma digital con validez legal, tanto en documentos puntuales, como recurrentes en documentos de alta frecuencia o repetitividad, por ejemplo, el registro de órdenes de trabajo con firma digital y validez legal.

Beneficios aportados por ROSMIMAN® IWMS SmartDOC

Sobre ROSMIMAN® IWMS & SERVICES Global Site

Soluciones globales colaborativas para la gestión integrada de activos inmobiliarios, infraestructuras, equipamientos y servicios.

Con más de 25 años de experiencia, IDASA SISTEMAS es el proveedor líder en el diseño, implementación y desarrollo de soluciones software para la gestión de activos, con su suite de productos ROSMIMAN® IWMS Global Site para el Mantenimiento, el Facility Management y los servicios CLOUD -Tecnología en la Nube-, llevando a cabo los proyectos más relevantes y significativos de nuestro país, tanto del sector privado como público.

ROSMIMAN® IWMS & SERVICES Global Site integra en una sola plataforma software el sistema con el mayor alcance funcional, operativo y tecnológico del mercado e incluye:

• Gestión de Propiedades y Arrendamientos.
• Gestión de Espacios y Ocupación.
• Gestión de Servicios Generales.
• Gestión de Activos y Mantenimiento.
• Gestión de Proyectos.
• Sostenibilidad Medioambiental.

Con más de 500 compañías de todo el mundo, en 16 países como clientes y un equipo altamente cualificado de profesionales con Ingenieros certificados PMP®, bajo las mejores prácticas del Project Management Institute (PMI) y metodologías de PRINCE2 para gestionar, diseñar, construir y poner en práctica proyectos de alto valor añadido a nuestros clientes, ROSMIMAN® reúne todos los talentos, habilidades, experiencias y recursos que han modelado lo que somos: Presencia en el mercado con integridad de marca, con la confianza y fidelidad de nuestros clientes y unos servicios fiables, comprometidos y satisfactorios para más de 10.000 usuarios directos de 30 sectores diferentes que utilizan cada día las soluciones ROSMIMAN® en sus empresas.

Combinamos tecnología avanzada e inversión en I+D+i, con amplia experiencia operativa, para ofrecer soluciones innovadoras y prácticas, destinadas a potenciar al máximo las operaciones de mantenimiento y el Facility Management de nuestros clientes. Nos centramos en ofrecer soluciones software prácticas, útiles, sencillas, intuitivas y amigables, para que el uso de la tecnología en los negocios no sea un obstáculo, entendiendo la clase de desafíos actuales y futuros que afrontan nuestros clientes en cada industria y actividad.