Cliente: Zoo & Aquarium, Entidad Pública de Al Ain (ZAPIA).
Sector:
Gobierno – Turismo
Ubicación y Fecha:
Emiratos Árabes Unidos (EAU) – Junio 2016
Partner Oficial:
Alcance del Proyecto:
- Rosmiman® IWMS Global Site.
- Rosmiman® Web Terminal para técnicos.
- Rosmiman® Web de Avisos.
- Rosmiman® Web de Contratistas.
- Rosmiman® Riesgos Laborales.
- Rosmiman® GIS.
- Rosmiman® HelpDesk.
- Rosmiman® Gestión Energética.
- Rosmiman® Flotas de Vehículos.
- Rosmiman® Patrimonio.
Integraciones:
Oracle i-Supplier, SSHR, HHRR, Fixed Assets, Inventory. AutoCAD, Abu Dhabi GIS System, Etisalat SMS Gateway, Active Directory, Exchange.
Introducción
Fundado en 1968 por el Jeque Sheikh Zayed, el Zoo & Aquarium Entidad Pública de Al Ain (ZAPIA) es un parque zoológico de 900 hectáreas, hogar de más de 4.000 animales, de los cuales el 30% de sus 180 especies son consideradas en peligro de extinción.
Interesado por la vida salvaje y la naturaleza de su tierra natal durante toda su vida, el Jeque Zayed estableció este zoológico único en el Oriente Medio, con la visión de crear hábitats naturales en los que los animales pudiesen vivir libremente.
Desde su fundación, Al Ain Zoo ha sido un centro para la conservación de especies, sobre todo la reproducción exitosa de antílopes y gacelas del desierto, como el Orix de Arabia, en peligro de extinción.
El Al Ain Zoo es miembro de la Asociación Mundial de Zoológicos y Acuarios (WAZA), y ha establecido una serie de alianzas estratégicas con los principales parques zoológicos, agencias de conservación y asociaciones de todo el mundo, incluida la Unión Mundial para la Naturaleza y la Comisión de Supervivencia de Especies, Agencia de Medio Ambiente – Abu Dhabi, el Zoológico de San Diego, el Zoológico de Edimburgo, el Northern Rangelands de Kenia y la Fundación de Conservación del Sahara.
A través de programas de educación, investigación y conservación, el Al Ain Zoo está construyendo una reputación de excelencia y liderazgo en la comunidad internacional de conservación salvando a las especies en peligro de extinción y así como sus hábitats.
Proyecto, Necesidades y Objetivos
El Zoo & Aquarium, Entidad Pública de Al Ain (ZAPIA) es una institución muy innovadora que requería tener un CAFM (Computer Aided Facilities Management) de software integrado con funcionalidades para activos inmobiliarios (ahora conocido como Sistema IWMS) con el fin de proporcionar soluciones de tecnología de última generación al departamento de Facility Management y que fuese útil en las tareas diarias relacionadas con el mantenimiento reactivo y preventivo que se están realizando en las infraestructuras del zoológico.
La principal preocupación era el poder integrar todas las funcionalidades en una sola plataforma en conjunto con el software existente y bases de datos pertenecientes a ZAPIA y al municipio de Abu Dhabi para evitar la duplicación de datos en muchos sistemas al mismo tiempo.
Principales funcionalidades requeridas:
- Facility Management & HelpDesk.
- Cuadro de mandos en pantalla de 52”.
- Mantenimiento Reactivo.
- Ma ntenimiento Preventivo.
- Gestión de Flotas de vehículos.
- Integración con Oracle suite, del Gobierno de Abu Dhabi.
- Integración con sistemas AutoCAD y GIS.
- Soluciones de movilidad para técnicos que utilizan PDAs.
- Registro y etiquetado de activos usando códigos QR y códigos de barras.
- Auto-emails y Auto-SMS utilizando puertas de enlace de SMS.
Actualmente el Zoo es un espacio enorme para gestionar y los técnicos no pueden estar siempre en su escritorio, por lo que las soluciones de movilidad y los soportes sin papel eran mandatorios.
La solución
ROSMIMAN® IWMS Global Site es la solución aportada que integra todos los requerimientos solicitados por el cliente.
El Departamento de Facility Management está utilizando el Módulo HelpDesk ROSMIMAN®, una solución robusta que da a los usuarios finales la posibilidad de:
- Crear nuevas peticiones al Departamento de FM relacionadas con mecánica, eléctrica, fontanería, paisajismo, horticultura, riego, civil y geo-espacial.
- Consultar el estado actual de la solicitud, con actualizaciones en tiempo real para el avance de los trabajos solicitados.
- Validación de Usuario Final, encuestas de servicio y retroalimentación a través de la Web de avisos ROSMIMAN®.
Mediante el uso de ROSMIMAN®, el Departamento de Facility Management, ahora puede comunicarse electrónicamente con su personal interno/externo y sus proveedores de servicios usando los sistemas de notificación por auto-emails y SMS configurados de acuerdo a su propio flujo de trabajo.
“No es necesario un usuario y contraseña … ROSMIMAN® se integra con el Directorio Activo de la organización y con un solo clic puedo acceder al sistema …”
Después de que la solicitud es recibida por el equipo de soporte, la validación se realiza y la petición se convierte en una orden de trabajo, enviando automáticamente un correo electrónico al ingeniero adecuado con base en la habilidad y el tipo de trabajo de la solicitud.
Los proveedores de servicios reciben un auto-email o SMS con base en la prioridad / urgencia de la solicitud, pueden acceder al sistema mediante la web de Contratistas ROSMIMAN® para reportar su actividad, incluyendo partes horarios, materiales utilizados y las tareas ejecutadas.
Los ingenieros asignan la orden de trabajo a un técnico que, por medio de la aplicación móvil ROSMIMAN® para técnicos, podrá iniciar la orden de trabajo, añadir una imagen antes/después de las obras, añadir materiales utilizados/materiales solicitados del almacén, etc. El parte horario se genera automáticamente en el sistema después de que la orden de trabajo se ha completado.
Los usuarios finales recibirán un correo electrónico con la confirmación de que las tareas solicitadas han sido realizadas. Tienen 48 horas para validar y completar la encuesta de satisfacción de través de la Web de avisos ROSMIMAN®, de lo contrario el sistema asumirá automáticamente que la solicitud está cerrada y aceptada.
Los informes mensuales que controlan los SLAs y KPIs se generan de forma automática y muestran su estado actual en el cuadro de mandos de la pantalla de 52”.
Sobre el módulo de Gestión de Flotas de Vehículos
El Al Ain Zoo cuenta con una flota de 200 vehículos que necesitan ser gestionados, mantenidos y controlados electrónicamente. El control de dicha cantidad de vehículos es ahora más fácil con el módulo de Gestión de Flotas de vehículos ROSMIMAN®.
La información relacionada de cada vehículo era gestionada en distintas bases de datos, software e incluso en papel, ahora el sistema integra esta información en un solo lugar, para ayudar a los gestores a ahorrar tiempo.
Este módulo ofrece al Zoológico la posibilidad de controlar de una manera más inteligente las inspecciones, el consumo de gasolina, las renovaciones de registro, las fechas de caducidad, etc.
Beneficios
ROSMIMAN® IWMS Global Site ha ayudado al Al Ain Zoo en la reducción de los tiempos de respuesta, control de SLA & KPIs, ahorro de costes, planificación de mano de obra y recursos, mantenimiento rentable, mejora en la comunicación y seguimiento con los solicitantes y usuarios finales.
“Esta implantación del sistema nos sitúa a la vanguardia de la tecnología a nivel organizativo y normativo, así como en el uso y explotación de las instalaciones y servicios críticos para zoológicos y acuarios enfocados en la conservación…”
Sobre ROSMIMAN® IWMS Global Site
Rosmiman® IWMS (Integrated Workplace Management System) es la nueva generación de sistemas para controlar y gestionar integralmente todo el portafolio de activos inmobiliarios, sus infraestructuras, equipamiento y servicios, dentro de una plataforma unificada.
Beneficios generales mediante el uso de ROSMIMAN®:
- Menor inversión: Ahorre en tiempo y recursos para infraestructura, gestión, personal y mantenimiento de sus sistemas informáticos para centrarse en sus propios objetivos de negocio.
- Visibilidad Global: Los usuarios tendrán acceso a una variedad predefinida de reportes e indicadores KPIs, a la vez que la información estará centralizada, con lo cual tendrá una visión más global de su negocio.
- ROI inmediato: Reducción en los tiempos e inversión para la puesta en marcha con lo cual percibirá el retorno de su inversión y logro de objetivos de manera más rápida.
- Mayor rendimiento: Las aplicaciones dispondrán de las actualizaciones más recientes y se mantendrán a la vanguardia de las últimas tecnologías disponibles, en una infraestructura potente y eficiente para un mejor rendimiento de sus operaciones.
Para más información